АНАЛІЗ ПРОГРАМНИХ ПРОДУКТІВ АВТОМАТИЗАЦІЇ КАДРОВОГО ДІЛОВОДСТВА

 

ПОД-СЕКЦИЯ 3. Информатика, вычислительная техника и автоматизация

Дяченко О. Ф., асистент кафедри математичних методів,

Ахбаш Д.В., студентка спеціальності «Документознавство та інформаційна діяльність»

Маріупольський державний університет

 

АНАЛІЗ ПРОГРАМНИХ ПРОДУКТІВ АВТОМАТИЗАЦІЇ КАДРОВОГО ДІЛОВОДСТВА


Керування персоналом – це інформаційний процес, який включає в себе отримання аналіз, обробку, зберігання, використання та накопичення інформації. Сьогодні в  умовах інформаційного простору дуже складно керувати величезними інформаційними потоками, особливо кадровими даними, які постійно змінюються. Тому для багатьох установ постала актуальна проблема надійного зберігання та систематизації інформаційних масивів, які змінюються під час функціонування установи [1, с. 23]. Це є підґрунтям для створення та реалізації автоматизованих програмних продуктів для керування кадрами.

В повному обсязі автоматизована програма управління персоналом повинна забезпечити: атестацію персоналу, зберігання професійної історії кожного співробітника, багатоваріантний підбір кандидатів на вакантні місця, оцінку управлінського потенціалу співробітників, систематичне кадрове планування з можливістю перерозподілу ресурсів [3, с. 31]. Звісно, такі пункти не повністю присутні в програмах автоматизованого обліку кадрів, але попри це існує досить багато програмних продуктів, які також дають можливість ефективно вести усі записи, що стосуються руху та обліку персоналу. Серед таких програм можна виділити продукт – «Пакет кадровика».

«Пакет кадровика» включає все, що необхідно організації або індивідуальному підприємцеві з кадрової роботи. Це сотні консультацій, сотні форм документів і їх зразків заповнення, понад півтисячі посадових інструкцій, покрокові процедури основних кадрових операцій, самовчитель для кадрової роботи. Програма дозволяє оперативно і грамотно вести кадрову роботу [2, с. 34]. Також за допомогою програми освоїти кадрову роботу швидко без зайвих помилок і втрат часу на курси можуть бухгалтери і офіс-менеджери.

«Пакет кадровика»  – це інформаційна система, яка складається з таких розділів, як: база форм документів і зразків їх заповнення, база посадових інструкцій, база нормативних актів, база покрокової процедури кадрових операцій, база практичних консультації та коментарів.

Ця програма буде також достатньо зрозумілою й для кадровика-початківця, бо містить, як зазначалося вище, базу покрокових процедур кадрових операцій (рис.1) зі зручними гіперпосиланнями на форми документів, які необхідно скласти. Ця база даних містить операції  прийому на роботу, скорочення чисельності штату, перевірки трудової інспекції, внутрішнього й зовнішнього переводу співробітника і т.д.

 

«База покрокових процедур» рисунок 1 

Крім того, «Пакет кадровика» містить безліч форм документів (рис.2). Дуже зручним є те, що у ньому надаються й  зразки заповнення таких форм або коментарі щодо їх заповнення. Також обрано зручний варіант угруповання форм документів: юридичні документи (договори з працівниками, посадові інструкції); кадрові документи (форми заяв, повідомлень, актів, журналів, уніфіковані форми первинної документації з обліку кадрів, робочого часу та розрахунку заробітної плати, неуніфіковані форми наказів); документи з архівної роботи; зразки заповнення документів.

 

«Список форм документів» рисунок 2

Відомо, що під час функціонування будь-якої установи можуть виникнути питання, консультації з вирішення яких надають тільки професійні юристи. «Пакет кадровика» дозволяє вирішувати складні завдання без втрат коштів на юристів, бо в ньому зібрані кваліфіковані консультації на актуальні питання практики, що надійшли за останні кілька років з реальних підприємств. Консультації можна знайти в розділі «Ваш консультант». При цьому у міру оновлення законодавства оновлюються та доповнюються і консультації. Але, зважаючи на те, що цей програмний продукт ще не представлений на вітчизняному ринку, українські кадрові служби мають самостійно вносити основні законодавчі та нормативні положення щодо своєї діяльності.

У «Пакет кадровика» також входить і «Самовчитель». У ньому матеріал представлений у формі лекцій, які складені за сучасною практикою, в них багато прикладів, рекомендацій та розглядів практичних ситуацій, які зустрічаються в щоденній роботі [2, с. 34].

Отже, програма «Пакет кадровика» дозволяє навіть неспеціалісту (офіс-менеджеру або бухгалтеру) освоїти кадрову справу, причому не тільки «механічну» її сторону, а й аналітичну, надає можливість оформляти трудові відносини в інтересах роботодавця, в інтересах власної компанії, розробляти схеми вирішення складних практичних завдань, що слугуватиме підґрунтям прийняття в майбутньому правильного рішення.

Крім «Пакет кадровика» великою популярністю користується й програма «Відділ кадрів Плюс», яка також призначена для автоматизації роботи відділу кадрів. Ефект від використання цієї програми високий як для підприємств з невеликою чисельністю працівників, так і для великих організацій з великою кількістю персоналу і високою "плинністю" кадрів [3, с. 32]. Найбільш розширеною у «Відділ кадрів Плюс» є база «Штатний розклад» (рис. 3), яка дуже гнучка, без обмежень рівнів вкладеності та  можливістю включення філій підприємств з власною структурою і реквізитами. Крім того, в цій програмі є функція створення особистої картки співробітника (рис. 4), де також враховуються такі дані, як сім'я, освіта, стаж, особисті та професійні дані.

 

  «Штатний розклад»  рисунок  3         «Картка співробітника»  рисунок 4

Слід також відзначити таку функцію програми, як «Табель обліку робочого часу» (рис. 5), який автоматично формується на підставі існуючих наказів по співробітнику та його графіка роботи. Інтерфейс табеля досить зручний для його редагування, а всі зміни, внесені в табель, відразу відображаються в документообігу у вигляді відповідних наказів.

 

«Табель обліку робочого часу»  рисунок 5 

Аналізуючи вищезазначені програми, можна побачити, що «Пакет кадровика» є більш грунтовним програмним продуктом для сфери управління кадрами. Якщо «Відділ кадрів Плюс» обмежується тільки базою кадрових документів, то «Пакет кадровика» крім того, має базу нормативно-правових актів, які регламентують діяльність кадровика, базу юридичних консультацій, а також самовчитель, який дозволяє набути навички користування цією програмою будь-якому початківцю. Так, «Відділ кадрів Плюс» також не потрібує спеціального навчання користувачів, але, на відміну від  продукту «Пакет кадровика», не має функції покрокових операцій, пов’язаних з кадровою діяльністю. Це свідчить про те, що «Пакет кадровика» може самостійно навчити не тільки, як користуватися програмою, але ще й надати знання загальної роботи з кадрами, підкріплюючи їх практичними завданнями з окремих випадків. Крім того, у програмі  «Пакет кадровика» надано більше форм документів, які використовуються кадровою службою. Але ця програма не надає можливості зберігання усередині програми зовнішніх документів у різних форматах (Word, Excel, зображення і т.д.), що дозволяє «Відділ кадрів Плюс». Це виключає додаткове складання цього документа безпосередньо в окремій програмі, що значно економить час.

Отже, можна зробити висновок, що найбільш популярні програмні продукти – «Пакет кадровика» й «Відділ кадрів Плюс» – у сфері керування персоналом є взаємодоповнюючими, а їх вибір обумовлюється вже обсягом роботи й досвідом кадровика та особливостями штатного складу й функціонування окремого підприємства.

 

Література:

  1. Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2000. – №4. – С. 23-28.
  2. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) / А.Н. Сокова // Делопроизводство. –  2000. – №1. – С. 32-37.
  3. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве / А.Н. Сокова // Делопроизводство. – 2001. – №1. – С. 29-34.