Моделирование информационной системы рекрутингового агентства

 

 

Секция 11. Менеджмент. Маркетинг

Подсекция 4. Информационные технологии в управлении

Попова Татьяна Николаевна,

кандидат технических наук,

доцент кафедры «Гуманитарные

и естественнонаучные дисциплины»

Первого Тамбовского филиала

Российской академии народного

хозяйства и государственной службы

при президенте РФ

 

Моделирование информационной системы рекрутингового агентства

 

Современные предприятия вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности. Это требует разработки новых технологий и приемов ведения бизнеса, повышения качества конечных результатов деятельности и, конечно, внедрения новых, более эффективных методов управления и организации деятельности предприятий. Один из способов достижения такой цели – построение модели информационной системы организации.

Моделирование бизнес-процессов позволяет повысить эффективность работы предприятия, используя на полученных результатах моделирования  методы аудита бизнес-процессов, стоимостного анализа бизнес-процессов,.

Модель бизнес-процессов предприятия представляет собою систему с выделенными в ней структурой, элементами, взятыми отдельно от внешней среды или вышестоящей системы. Полученная таким образом информация позволяет выполнить фундаментальный анализ, то есть идентифицировать как внешние противоречия с вышестоящей системой, так и внутренние, заключающиеся в  несогласованности функций элементов иерархической структуры. Такого рода анализ позволяет оптимизировать работу прогнозировать перспективность деятельности предприятия, в том числе и вероятность его кризиса.

Разработка модели информационной системы предприятия или организации представляет собой сложную задачу, в решении которой участвуют специалисты различных направлений. Несмотря на то, что ведущая роль, безусловно, отводится инженерам информационных технологий, тем не менее, особенно на начальном этапе работы необходим тесный контакт с работниками предприятия, для того, чтобы грамотно разобраться в информационных потоках, существующих на входе, выходе и на всех иерархических уровнях. От качества этого по сути дела предпроектного этапа во многом зависит  конечный результат моделирования и уровень программной реализации.

Для выполнения аналитического раздела проектирования информационной системы в первую очередь собираются и рассматриваются общие сведения о предприятии. К этим сведениям можно отнести:

- иерархическую структуру предприятия с точки зрения взаимосвязи подразделений,

- характеристику функций отделов, подразделений и других функциональных элементов,

- предварительное обследование информационных потоков,

- входная и выходная информация на уровне предприятия в целом.

Основная цель такого изучения состоит в получении вывода о возможности управления предприятием через информационные потоки и в оценке степени управляемости.

Практически любая организация имеет жестко структурированную схему, которая обеспечивает управление всеми подразделениями.  Эта схема также является предметом рассмотрения на начальном этапе моделирования информационной системы. С этой точки зрения рекрутинговая компания или кадровое агентство обладает не слишком сложной структурой, даже несмотря на масштаб деятельности предприятия.

Схема структурных подразделений кадровой компании «Альянс» приведена на рис. 1.

Для разработки модели информационной системы были использованы следующие данные: анкета соискателя, заявка фирмы на подбор персонала, реестр фирм, пользующихся услугами кадрового агентства, структурированный по сферам принадлежности, принципы работы с соискателями и работодателями, требования к персоналу структурированные в соответствии с профессиональными и личностными критериями, а также должностные обязанности и профессиональные качества.

 

 «Организационная структура управления кадровой компании «Альянс» Рисунок 1

 

Анализ представленных данных позволил сделать вывод о том, что работа каждого сотрудника агентства, а консультанта или менеджера по подбору персонала в особенности представляет собой весьма насыщенное в информационном плане занятие. Поэтому целесообразно насколько возможно автоматизировать и компьютеризировать рабочие места персонала.

Этого можно достичь путем разработки и внедрения корпоративной информационной системы, охватывающей основополагающие стадии бизнес-процесса.

Подобное проектирование требует оперативного подхода, поскольку в современных условиях жизненный цикл информационных систем имеет тенденцию к сокращению.

Автоматизация разработки с помощью CASE-средств (Computer-Aided Software/System Engineering) позволяет ускорить эти этапы проектирования и, в то же время, уменьшить количество ошибок.

Для кадровой компании «Альянс» была разработана информационная система обслуживания клиентов компании, как соискателей рабочих мест, так и предприятий, предлагающих свои вакансии. Система предназначена для обработки и хранения данных о клиентах, удовлетворенных обращениях, а также выдавать отчеты по запросам сотрудников агентства и директора агентства.

Начальная контекстная диаграмма потоков данных строилась с использованием нотацию Гейна-Серсона.  Нулевой процесс системы будет иметь имя Система учета клиентов (имеются ввиду клиенты кадровой компании «Альянс»). Внешние сущности – Клиент, обратившийся в агентство, Консультант, Директор агентства. Начальная контекстная диаграмма отображает связи внешних сущностей с нулевым процессом через потоки данных. Потоки данных – это формализация документов, запросов и обращений, которыми внешние сущности обмениваются с системой. Начальная контекстная диаграмма приведена на рис. 2.

 

 

 «Начальная контекстная диаграмма»  Рисунок 2

Концептуальная модель данных разработана с помощью нотации Case-средства Silverrun, которая устанавливает существование связей между сущностями. Связь отражает наличие взаимодействие между сущностями. информация о котором должна сохраняться в системе.

Диаграмма «Сущность-Связь» приведена на рис. 3.

 

 «Первичный вариант концептуальной модели» Рисунок 3

Анализ функционального аспекта поведения системы заключается  в последовательной детализации контекстной диаграммы. Для декомпозиции начальной контекстной диаграммы строится диаграмма каждого события, соответствующий этому событию процесс, а также указываются входные и выходные потоки и накопители данных. Для описания связи между процессом и окружением указываются внешние сущности и ссылки на другие процессы.

Далее все построенные диаграммы сводятся в одну диаграмму нулевого уровня. На этом этапе в обязательном порядке проверяется соответствие между контекстной диаграммой и диаграммой нулевого уровня. Это соответствие заключается в том, что каждый поток данных между системой и внешней сущностью должен быть представлен на обеих диаграммах.

Далее в процессах выделяются группы, работающие с одинаковыми данными или имеющими сходные функции. Будучи изображенными на диаграмме более низкого, на диаграмме нулевого уровня они объединяются в один процесс. Накопители данных, используемые процессами одной группы, переносятся из нулевого уровня на первый, а на нулевом уровне заменяются базой данных.

Описанный процесс приведен ниже на рис. 4 – 10

 

 «Диаграмма потоков данных нулевого уровня» Рисунок 4

 

 «Диаграмма потоков данных первого уровня для процесса 1» Рисунок 5

 

 

 

«Диаграмма потоков данных  второго уровня процесса 1.1» Рисунок  6

 

«Диаграмма потоков первого уровня для процесса 2» Рисунок 7

 

«Диаграмма системных процессов нулевого уровня» Рисунок 8

 

«Диаграмма системных процессов первого уровня» Рисунок 9

 

«Диаграмма последовательности экранных форм» Рисунок 10

База данных является самой главной частью информационной системы. В соответствии с предоставленными формами анкеты и заявки для соискателей и работодателей была разработана структура базы данных. База данных содержит следующие отношения:

1) Касающиеся соискателей:

PERSONAL_DATA – таблица со сведениями о соискателе рабочего места.

EDUCATION_INFO – данные о базовом образовании.

ADD_EDUCATION – данные о дополнительном образовании.

LANGUAGE_INFO – сведения о владении иностранными языками.

PC_POSSESSION – данные о наличии компьютера и владении компьютерными программами.

LABOR_ACTIVITY – трудовая деятельность.

REQUIRED_POST – требования к новому месту работы.

GUIDELINES – список рекомендателей и кратких сведений о них.

RECOMMENDED – список рекомендуемых и кратких сведений о них.

2) Касающиеся компаний-работодателей:

COMPANY_INFO – информация о компании

3) Относящиеся к предлагаемым вакансиям:

VACANCY – сведения о вакансии

DEMANDS_VACANCY – требования к кандидатам

CLAUSES_INFO – список условий, вознаграждений, продвижений и социальных льгот.

На рисунке 11 приведена таблица personal_data с полями и типами данных. Как видно из рисунка, таблица содержит сведения не только о самом соискателе, но также о наличии у него автомобиля, прав и водительской категории. С таблицами, отвечающими за другую личную информацию. например, об образовании, personal_data связана по уникальному полю идентификатора соискателя, являющемуся первичным ключом.

 

«Структура таблицы personal_data» Рисунок 11

На рисунке 12 показаны поля таблицы company_info, где кроме основных данных содержится и информация о филиалах компании, ее достижениях, список конкурентов компании, что дает кадровому агентству полное представление о компании-работодателе.

 

«Структура таблицы company_info» Рисунок 12

Рисунок 13 дает представление о таблице vacancy, которая имеет свое собственное уникальное поле vacancy_id и связана с предоставляющей вакансию таблицей по уникальному ключу компании company_id. С прочей информацией о вакансии, например, с таблицей требований к кандидатам, она связана также через поле vacancy_id.

 

«Структура таблицы vacancy» Рисунок 13

На рисунке 14  показан пример интерфейса заполнения персональных данных клиента.

 

«Фрагмент анкеты для соискателя» Рисунок 14

 

В рамках выполнения проекта была рассчитана ежегодная условная экономия, которая составила 352000 руб.

Разработанная информационная система есть результат комплексного изучения деятельности предприятия «ООО Кадровая компания «Альянс»», заключающегося в анализе бизнес-процессов и автоматизации работы компании посредством новых информационных технологий. В рамках проекта был проведен  анализ информационных потоков, существующих на предприятии, построена функциональная модель компании, спроектирована информационная модель и создана на ее базе информационная система с перспективой внедрения на рабочих местах сотрудников компании «Альянс».